Privacyverklaring Family Planner

De meest recente versie staat altijd op familyplanner.live/privacy.

1. Wie zijn wij?

Family Planner is een online platform waarmee gezinnen gezamenlijk agenda’s, taken, boodschappenlijsten, maaltijden, routines, notities en andere gezinsinformatie kunnen beheren. Family Planner is beschikbaar via de website en als app voor iOS en Android. Deze privacyverklaring geldt voor al deze versies.

Verwerkingsverantwoordelijke:

• Bedrijfsnaam: De Hosting Firma V.O.F.
• Statutair gevestigd te: Haarlem
• KvK-nummer: 37099989
• E-mail: privacy@familyplanner.live

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je Family Planner gebruikt, verwerken wij onder meer:

Accountgegevens

• naam (verplicht bij registratie)
• e-mailadres
• gehasht wachtwoord (altijd, ook als je meestal via Magic Link inlogt)
• Magic Link-inlogtoken (15 minuten geldig, opgeslagen met het IP-adres van de aanvraag)
• pincode (gehasht), voor inloggen op een gedeelde tablet
• gegevens voor tweestapsverificatie: een geheime sleutel en 8 eenmalige herstelcodes
• profielfoto (optioneel)
• weergavevoorkeur (kleurthema)
• voortgang van de onboarding
• aanmeldbron en aanbrengcode (bijvoorbeeld via welk kanaal of welke campagne je gezin zich heeft aangemeld)

Gezinsgegevens

• namen van gezinsleden, met rol en kleur per gezinslid
• geboortedatum van gezinsleden, ook van kinderen
• agenda’s en afspraken
• taken
• boodschappenlijsten, winkels en boodschappencategorieën
• maaltijdplanning, recepten en ingrediënten, inclusief dieetlabels bij recepten
• routines en het afvinken daarvan
• aftellers
• notities en prikbordberichten
• door het gezin geüploade foto’s
• locaties van het gezin, zoals thuis, school en werk: label, adres, plaats, provincie en coördinaten
• punten, niveau, reeksen, badges, beloningen en ingeleverde beloningen per gezinslid
• meldingsvoorkeuren per gezinslid
• uitnodigingen aan nieuwe gezinsleden (e-mailadressen van uitgenodigden)
• de abonnementslink voor de agenda-feed

Gegevens van kinderen

Family Planner is bedoeld voor gezinnen met kinderen. Daarom kunnen er gegevens van minderjarige gezinsleden worden opgeslagen, zoals naam, geboortedatum en het punten- en beloningssysteem. Die gegevens worden ingevoerd en beheerd door een ouder of verzorger. Een eigen account is mogelijk vanaf 16 jaar. Jongere gezinsleden worden alleen door een ouder of verzorger toegevoegd, die daarvoor verantwoordelijk is.

Google Calendar (indien gekoppeld)

Na jouw toestemming kunnen wij verwerken:

• de lijst met beschikbare agenda’s in je Google-account, zodat je kunt kiezen welke je koppelt
• agenda’s die jij selecteert
• afspraken
• begin- en eindtijden
• titels
• locaties
• beschrijvingen (voor zover nodig voor synchronisatie)
• herhalingsregels van afspraken
• de Google-identificatie van een afspraak (event-ID en etag), om dubbele afspraken te voorkomen

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de gekozen synchronisatie.

AI-functionaliteit

Family Planner heeft één AI-functie. Wanneer je die gebruikt, worden de gegevens die je zelf aanbiedt verwerkt om jouw verzoek uit te voeren:

• Recepten uitlezen: uit een webadres, geplakte tekst, een foto of een gedeelde social-media-post. Bij een webadres haalt onze server de pagina op, ook bij Instagram, TikTok, YouTube en Pinterest. Resultaten worden 7 dagen bewaard in een tijdelijke opslag (cache).

Voor deze AI-functie maken wij gebruik van Anthropic (Claude), gevestigd in de Verenigde Staten. Zie paragraaf 7 en 9 voor meer informatie.

Wij adviseren geen bijzondere persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie in AI-opdrachten op te nemen, tenzij dit noodzakelijk is.

Technische gegevens

Voor beveiliging verwerken wij onder andere:

• IP-adres
• browsertype
• apparaatgegevens
• datum en tijd van inloggen
• logbestanden
• foutmeldingen
• een auditlog van beheerhandelingen: wie wat deed, wanneer, vanaf welk IP-adres en met welke browser (bijvoorbeeld het downloaden van de gegevensexport)
• mislukte inlogpogingen met pincode, inclusief IP-adres en browser

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• een account aan te maken;
• gebruikers veilig te laten inloggen;
• de dienstverlening mogelijk te maken;
• agenda’s en gegevens te synchroniseren;
• AI-functionaliteit uit te voeren;
• weer- en verkeersinformatie te tonen voor de locaties die jij instelt;
• gezinsleden te motiveren met punten, badges en beloningen;
• te meten via welk kanaal een nieuw gezin zich heeft aangemeld;
• ondersteuning te bieden;
• misbruik en fraude te voorkomen;
• de beveiliging van onze systemen te verbeteren;
• wettelijke verplichtingen na te komen.

4. Rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• uitvoering van de overeenkomst;
• jouw toestemming;
• gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging en fraudepreventie);
• wettelijke verplichtingen.

5. Inloggen

Je kunt op de volgende manieren inloggen:

• met een e-mailadres en wachtwoord;
• via een eenmalige Magic Link die naar jouw e-mailadres wordt verzonden;
• met een pincode per gezinslid, bedoeld voor een gedeelde tablet;
• door een QR-code te scannen met een apparaat waarop je al bent ingelogd (de code is 5 minuten geldig);
• via apparaatgoedkeuring: een tablet vraagt toegang en een ouder keurt dit goed op de telefoon. Zo’n tablet blijft daarna langdurig ingelogd via een “onthoud mij”-cookie;
• met tweestapsverificatie via een authenticator-app, met 8 eenmalige herstelcodes.

Wachtwoorden en pincodes worden uitsluitend versleuteld (gehasht) opgeslagen en zijn niet leesbaar voor Family Planner. Een sessie blijft standaard 30 dagen geldig.

6. Google Calendar

Wanneer je jouw Google-account koppelt:

• gebruiken wij uitsluitend de agenda’s waarvoor jij toestemming geeft;
• gebruiken wij deze gegevens alleen voor synchronisatie tussen Google Agenda en Family Planner, in beide richtingen;
• maken en wijzigen wij afspraken in jouw Google Agenda wanneer je die in Family Planner aanmaakt, aanpast of verwijdert;
• verkopen wij deze gegevens niet;
• gebruiken wij deze gegevens niet voor advertenties of profilering.

Je kunt de koppeling op ieder moment verwijderen. Daarmee trekken wij automatisch de verleende toestemming bij Google in en verwijderen wij de bij ons opgeslagen toegangssleutels. Je hoeft hier zelf niets voor te doen bij Google.

Het gebruik van gegevens die via Google API’s worden verkregen, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Meer informatie staat in onze Google API Disclosure.

7. AI

AI is bedoeld als hulpmiddel. AI-gegenereerde informatie kan onjuist of onvolledig zijn. Controleer belangrijke informatie altijd zelf voordat je hierop vertrouwt.

De AI-functie wordt uitgevoerd door Anthropic (Claude). De tekst, het webadres of de foto die je aanbiedt, wordt via onze server naar Anthropic in de Verenigde Staten gestuurd. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om zijn AI-modellen te trainen. Volgens de voorwaarden van Anthropic worden de ingevoerde gegevens en de resultaten binnen 30 dagen verwijderd, tenzij een langere bewaring nodig is vanwege misbruik of een wettelijke verplichting.

Google Calendar-gegevens worden nooit naar de AI gestuurd. Om misbruik te voorkomen geldt een limiet van 30 AI-verzoeken per gezin per uur.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Daarbij gelden de volgende termijnen:

Gegeven	Bewaartermijn
Magic Link-inlogtoken	15 minuten
QR-inlogtoken	5 minuten
Verlopen en gebruikte inlogtokens	dagelijks opgeruimd
Resultaten van het uitlezen van recepten (cache)	7 dagen
Verwijderd gezinslid	30 dagen bedenktijd, daarna definitief gewist
Verlopen aftellers	de dag na de afteldatum verwijderd
Auditlogs met IP-adres en browsergegevens	12 maanden
Eigen account	direct en definitief verwijderd wanneer je dat zelf doet, zonder bedenktijd

Na verwijdering van een account verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.

9. Delen van gegevens

Wij verkopen persoonsgegevens nooit. Gegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Dit zijn de partijen waarmee Family Planner gegevens uitwisselt:

Ontvanger	Welke gegevens	Waarvoor
Google	agendagegevens	agendasynchronisatie in beide richtingen, alleen als jij Google Calendar koppelt
Anthropic (Verenigde Staten)	de tekst, het webadres of de foto die je zelf aanbiedt	recepten uitlezen
TomTom	coördinaten van jullie locaties	reistijd en verkeersinformatie
Open-Meteo, KNMI, Buienradar, OpenWeatherMap, RainViewer	coördinaten van jullie locaties	weerbericht, neerslag en luchtkwaliteit
OpenStreetMap (Nominatim)	het adres dat je intypt	adres omzetten naar coördinaten
CARTO	IP-adres van de bezoeker	kaarttegels laden in de browser
Bunny Fonts	IP-adres van de bezoeker	lettertype laden in de browser
Instagram, TikTok, YouTube, Pinterest	het webadres dat je deelt	recept uitlezen uit een gedeelde post
Rijksoverheid (open data)	geen persoonsgegevens	schoolvakanties ophalen

Daarnaast maken wij gebruik van hosting- en e-maildiensten om Family Planner te laten draaien en inlog- en uitnodigingsmails te versturen. Wanneer er in de toekomst een betaalfunctie komt, delen wij de benodigde gegevens met een betaaldienstverlener.

CARTO en Bunny Fonts worden rechtstreeks vanuit je browser geladen. Daarbij ontvangen zij je IP-adres. Meer hierover staat in de Cookieverklaring.

Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten waar wettelijk vereist.

Doorgifte buiten de Europese Unie

Sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. De belangrijkste is Anthropic in de Verenigde Staten, voor de AI-functie. Deze doorgifte is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie, die onderdeel zijn van de verwerkersovereenkomst met Anthropic.

Ook bij andere dienstverleners buiten de EER zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen. Op verzoek geven wij hierover meer informatie.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• HTTPS/TLS;
• versleutelde opslag waar mogelijk, zoals de toegangssleutels van Google;
• hashing van wachtwoorden en pincodes;
• tweestapsverificatie;
• een limiet op het aantal inlogpogingen;
• toegangscontrole;
• logging, waaronder een auditlog van beheerhandelingen;
• beveiligingsupdates;
• monitoring.

11. Jouw rechten

Je hebt recht op:

• inzage;
• correctie;
• verwijdering;
• beperking;
• bezwaar;
• dataportabiliteit;
• intrekken van toestemming.

Twee van deze rechten kun je direct zelf uitoefenen in de app:

• Dataportabiliteit: de gezinsbeheerder kan alle gezinsgegevens in één keer als JSON-bestand downloaden via de beheerinstellingen. Alleen de gezinsbeheerder kan dit, niet elk gezinslid.
• Verwijdering: je kunt je eigen account verwijderen in de profielinstellingen. Daarvoor vul je je wachtwoord in. Je account wordt dan direct en definitief verwijderd. Ben je de enige beheerder van een gezin waar nog andere leden in zitten? Dan moet je eerst het beheer overdragen.

Andere verzoeken kun je sturen naar privacy@familyplanner.live.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Cookies

Family Planner gebruikt alleen noodzakelijke cookies en geen analytische of trackingcookies. Meer informatie staat in de Cookieverklaring.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie staat altijd op familyplanner.live/privacy.